L'Université de Haute-Alsace est la première université française a s'être dotée d'un service d'archives placé sous la responsabilité d'un professionnel. En collaboration avec la formation Mecadocto (Métiers de la culture, des archives et de la documentation pour les collectivités territoriales et les organisations), la création du service des archives de l'Université de Haute-Alsace a été initiée en janvier 2001. La nomination officielle d'un archiviste, responsable de ce service, est intervenue le premier janvier 2003.
Le 15 avril 1970, les statuts du Centre universitaire du Haut-Rhin (CUHR) sont approuvés par le Ministère de l’éducation nationale mais au titre des attributions de ses divers organes, rien ne concerne la conservation et la gestion des archives.
Pourtant, un mois plus tard, dans une circulaire sur les archives de l’Éducation nationale, le Ministre s’exprime ainsi : « Par un décret du 21 juillet 1936, toutes les administrations d’État avaient été avisées qu’elles devaient périodiquement et obligatoirement verser dans les archives publiques les dossiers, registres et pièces concernant les affaires traitées par elles, à partir du moment où ces documents étaient reconnus inutiles au fonctionnement courant du service. Mon attention a été attirée non seulement sur l’insuffisance de des versements effectués par les établissements d’enseignement dans les archives, mais sur la destruction de documents qui auraient présenté un intérêt certain pour l’histoire de l’enseignement et de la pédagogie, pour l’histoire économique et sociale, pour l’histoire des sciences et techniques et pour l’histoire des mentalités. Il est donc indispensable de prendre des mesures de sauvegarde, et d’attirer l’attention de tous les chefs d’établissement sur l’importance de ces mesures et sur l’étendue de la notion d’archives qui dépasse le concept traditionnel. »
Circulaire AD 70-5 du 26 mai 1970 En annexe : circulaire n°70-215 du 28 avril 1970 (BOEN du 15 mai 1970)
Malgré toute une série d’ampliations, le CUHR n’applique pas ces instructions.
Pas plus d’ailleurs que les suivantes, à savoir : la note AD 14962/8908 du 3 août 1971 (archives des laboratoires du CNRS), la note AD 86/157 du 5 janvier 1973 (archives des établissements d’enseignement supérieur : dossiers médicaux des étudiants), la circulaire n° 75-001 du 2 janvier 1975 (archives des services et établissements de l’Éducation : tri et conservation des documents concernant les examens et les bourses), la loi n°79-18 du 3 janvier 1979 (loi sur les archives) et ses décrets d’application, la note AD 18460/8400 du 30 octobre 1980 (versement des archives de l’enseignement), la circulaire AD 82-4 du 21 décembre 1982 (instructions sur l'archivage des dossiers et des copies de concours administratifs).
Note AD 14962/8908 du 3 août 1971
Note AD 86/157 du 5 janvier 1973
Circulaire AD 75-1 du 25 février 1975 En annexe : circulaire n°75-001 du 2 janvier 1975 (BOEN du 16 janvier 1975)
Note AD 18460/8400 du 30 octobre 1980
Circulaire AD 82-4 du 21 décembre 1982
En 1981, dans la perspective du déménagement des services généraux vers la maison de l’université, où un local a été spécialement réservé aux archives, le secrétaire général de l’Université de Haute-Alsace (UHA) rédige une note de service sur l’archivage des documents.
Toutefois, et malgré plusieurs rappels successifs, les Archives départementales du Haut-Rhin n’avaient jamais reçu de versement de l’UHA…
Le 2 novembre 2001, dans une circulaire relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l’État, le Premier ministre rappelle quelques principes régissant la gestion des archives intermédiaires : « Dans les administrations centrales et les établissements publics de l’État, la fonction de gestion des archives intermédiaires doit être assumée par un service ou une cellule spécifique, qui doit apparaître clairement dans l’organigramme et être placé à un niveau lui permettant d’exercer efficacement sa mission. Cette tâche doit être confiée à des agents formés aux techniques de gestion des documents (catégories A et B), et disposant de moyens appropriés à leurs attributions. »
Cette fois, l’UHA, qui depuis près d’une année se préoccupe de la conservation et de la gestion de ses archives, est en passe d’appliquer cette circulaire. Mais il aura tout de même fallu attendre plus d’une trentaine d’années pour qu’elle se dote enfin d’un service d’archives placé sous la responsabilité d’un professionnel, alors même que depuis le milieu des années soixante-dix, elle dispensait en son sein une formation d’archivistique…
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En collaboration avec la formation Mecadocto (Métiers de la culture, des archives et de la documentation pour les collectivités territoriales et les organisations), la création du service des archives de l'UHA a été initiée en janvier 2001.
Le recrutement d’un stagiaire a d’abord permis de dresser un état des lieux des archives conservées par les différentes composantes de l’UHA. Plus d’un kilomètre linéaire de documents avait ainsi été recensé, mettant en évidence de mauvaises conditions de conservation (éclairage, écarts de température, humidité, insectes et rongeurs, incendies et inondations, etc.), des pratiques abusives en matière d’élimination, et de façon plus générale, le peu d’organisation dans l’archivage des documents produits ou reçus par ces différents services. A cette occasion, quelques tableaux de gestion avaient également été réalisés et avaient permis, dans le cadre d’une vacation saisonnière, de traiter une partie des archives des services généraux.
Rapport de stage de maîtrise :
Tome I : Archives de l'Université de Haute-Alsace
Tome II : État des lieux des archives de l'UHA
Tome III : Tableaux de gestion des archives de l'UHA
Puis, d’un commun accord, l’organisation d’un nouveau stage a été décidée. De manière à faire connaître toute la richesse du patrimoine historique de l’UHA, la mise en ligne d’instruments de recherche permettant une consultation de documents numérisés s’est traduite par la réalisation d’un site internet et par le traitement des premiers fonds d’archives historiques. Par ailleurs, la rédaction d’une étude pour la mise en place d’un service des archives à l’UHA a permis de préciser quels seraient les missions de ce service, ses objectifs et ses perspectives de travail ainsi que les procédures et les moyens à mettre en œuvre pour y parvenir.
Rapport de stage de DESS :
Tome I : Étude pour la création d'un service d'archives à l'Université de Haute-Alsace
Tome II : Création du site internet du service des archives de l'Université de Haute-Alsace
Après l’organisation d’un concours pour le recrutement d’un ingénieur d’études, la nomination officielle d’un archiviste, responsable de ce service, est intervenue le premier janvier 2003.
Depuis, le service des archives assure la collecte, le classement, la conservation, la communication et la valorisation des archives intermédiaires et définitives de l’UHA. Pour l’instant, l’élaboration et la mise en place de cette politique d’archivage se traduisent par la gestion des archives intermédiaires des services généraux (communications, éliminations, versements, etc.) et la reprise de leurs arriérés, ainsi que par le traitement, la numérisation et la mise en ligne des fonds d’archives définitives pour la documentation historique de la recherche. Le développement et la mise à jour d’un site internet / intranet, outil de gestion et de valorisation des archives, contribuent à l’application de cette politique.
La vulgarisation du patrimoine historique de l’UHA nécessite aussi l’organisation d’expositions, comme celles qui ont été montées à l’occasion de son trentième anniversaire.
L’encadrement de stagiaires et de vacataires, qui contribuent aux activités du service et étendent ses champs d’actions, permet aussi au service des archives de l’UHA de participer à leur formation.
Par ailleurs, l’organisation et l’animation de formations sur la gestion des archives dans les établissements d’enseignement supérieur ainsi que la participation aux activités du Conservatoire des mémoires étudiantes (CME), du Groupe d’études et de recherche sur les mouvements étudiants (GERME), du Service d’histoire de l’éducation (SHE), etc. entrent dans une logique de constitution d’un réseau des archives des mondes universitaires, scientifiques et étudiants.
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Pour information, vous trouverez ci-dessous, année par année, le détail des actions entreprises par le service des archives de l’UHA :
Octobre 2006
Septembre 2006
Récolement des archives de l'Ensitm
Août 2006
Juillet 2006
Juin 2006
Mai 2006
17 mai 2006 Journée d'étude du Service d'histoire de l'éducation (SHE) "Les archives de l'enseignement supérieur français contemporain" 9h - 18h / École normale supérieure, 29 rue d'Ulm, 75005 Paris, amphithéâtre Dussane
Avril 2006
Mars 2006
16 et 17 mars 2005 Stage 2006 du réseau grand ouest conjointement organisé par la Direction des Archives de France et l'Université François Rabelais de Tours "La gestion des archives universitaires" par F. Oppermann, L. Forlivesi, S. Méchine et M. Le Goïc
Février 2006
7 février 2006 État des lieux des archives de l'Institut universitaire de technologie de Colmar 21 février 2006 Séminaire d'histoire de l'enseignement supérieur séance introductive par E. Picard et F. Locher 17h - 19h / École normale supérieure, 29 rue d'Ulm, 75005 Paris, salle 445 (bâtiment jardin). 28 février 2006 Séminaire d'histoire de l'enseignement supérieur "Les archives de l'enseignement supérieur français à l'époque contemporaine" par E. Picard, en collaboration avec A. Legoff, S. Méchine et F. Oppermann 17h - 19h / École normale supérieure, 29 rue d'Ulm, 75005 Paris, salle 445 (bâtiment jardin).
Janvier 2006
17 janvier 2006 Accueil de trois personnes de l'Université de Lyon I, dont l'archiviste contractuelle i Présentation du service des archives de l'Université de Haute-Alsace 28 janvier 2006 Journée des carrières et des formations 9h - 17h30 / Parc exposition, 68200 Mulhouse
Mise en place d'une photothèque Numérisation (partielle) : 17 Archives Définitives Bureau d'Aide à la recherche Traitement : 19 Archives Définitives Association Muséion / Association des diplômés en muséologie (ADIM)
Août 2005
Recrutement d'une vacataire i Mise en place d'une photothèque
Juillet 2005
A l'occasion du 30ème anniversaire de l'Université de Haute-Alsace montage d'une exposition virtuelle sur l'Histoire de l'Université de Haute-Alsace (Mise en ligne : prochaine rentrée universitaire)
Accueil d'une étudiante de licence professionnelle Geidoc (Cf. mai 2005)
Recrutement d'une vacataire i Mise en place d'une photothèque
Juin 2005
16 et 17 juin 2005 Formation de la Direction des Archives de France "Les archives de la recherche" 24 juin 2005 Troisième conseil d'administration du Conservatoire des mémoires étudiantes et universitaires (CME)
A l'occasion du 30ème anniversaire de l'Université de Haute-Alsace montage d'une exposition virtuelle sur l'Histoire de l'Université de Haute-Alsace (Mise en ligne : prochaine rentrée universitaire)
Accueil d'une étudiante de DESS Mecadocto (Cf. janvier 2005)
Accueil d'une étudiante de licence professionnelle Geidoc (Cf. mai 2005)
Mai 2005
A l'occasion du 30ème anniversaire de l'Université de Haute-Alsace montage d'une exposition virtuelle sur l'Histoire de l'Université de Haute-Alsace (Mise en ligne : prochaine rentrée universitaire)
Accueil d'une étudiante de DESS Mecadocto (Cf. janvier 2005)
Accueil d'une étudiante de licence professionnelle Geidoc (Gestion de l'information et du document pour les organisations) i Traitement et numérisation (partielle) : 18 Archives Définitives Service commun universitaire d'information et d'orientation (SCUIO)
Avril 2005
8 avril 2005 Journée d'étude "Mémoire et culture matérielle de l'Université" organisée par le groupe de recherche "Pôle scientifique nancéien" (PSN - Université de Nancy 2)
A l'occasion du 30ème anniversaire de l'Université de Haute-Alsace montage d'une exposition virtuelle sur l'Histoire de l'Université de Haute-Alsace (Mise en ligne : prochaine rentrée universitaire)
Traitement et numérisation : 15 Archives Définitives École nationale supérieure de chimie de Mulhouse (1822-1945) - Archives publiques
Mars 2005
10 mars 2005 Depuis le 02/02/2004, 20.000 visiteurs sont venus consulter le site internet du service des archives de l'Université de Haute-Alsace
"La mémoire universitaire à disposition de tous"
Traitement et numérisation : 15 Archives Définitives École nationale supérieure de chimie de Mulhouse (1822-1945) - Archives publiques
Février 2005
3 février 2005
Traitement et numérisation : 15 Archives Définitives École nationale supérieure de chimie de Mulhouse (1822-1945) - Archives publiques
Janvier 2005
Accueil d'une étudiante de DESS Mecadocto (Métiers de la culture, des archives et de la documentation pour les collectivités territoriales et les organisations) i État des lieux des archives des laboratoires de l'Université de Haute-Alsace Mise en place de tableaux de gestion pour les archives des unités mixtes de recherche, des équipes de recherche, des équipes de jeunes chercheurs, de la vice-présidence recherche et la cellule universités entreprises Traitement et numérisation (partielle) : 16 Archives Définitives / 17 Archives Définitives Bureau d'aide à la recherche / Institut franco-allemand de Saint-Louis 15 janvier 2005
"Au service de la mémoire universitaire"
Traitement et numérisation : 15 Archives Définitives École nationale supérieure de chimie de Mulhouse (1822-1945) - Archives publiques
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