Mandat et missions

     

Le service des archives de l’Université de Haute-Alsace relève de la direction du cabinet de la présidence. Responsable de la gestion des documents administratifs et historiques de l’UHA, il en assure la collecte, le classement, la conservation, la communication et la valorisation.

 

Son mandat consiste à définir et mettre en œuvre une politique d’archivage assurant la constitution d’un patrimoine historique - administratif, associatif, culturel, pédagogique, scientifique et technique – pour l’UHA. Deux missions coordonnent alors ses activités : la gestion des documents administratifs et la gestion des archives historiques.

 

En ce qui concerne les archives courantes, où documents actifs, l’objectif est de rendre immédiatement accessible toute une série de documents essentiels et originaux, à commencer par les procès-verbaux de ses conseils, afin qu’ils puissent être directement consultés et interrogés en ligne.

 

La gestion des archives intermédiaires, où documents semi-actifs, comporte plusieurs aspects : animation d’un réseau de correspondants, conseil et formation des personnels, élaboration de calendriers de conservation, éliminations et/ou versements des archives, maintien d’un droit de propriété exclusive, préservation de l’intégrité intellectuelle et physique des documents, service de communication efficace et rapide, etc.

 

Le traitement des archives définitives, où historiques, ne résulte pas seulement des procédures mises en place dans le cadre de la gestion des archives intermédiaires ; la collecte des archives associatives, des documents pédagogiques – ceux des enseignants – et scientifiques – ceux des chercheurs, des fonds personnels et/ou privés, ou bien encore des témoignages oraux nécessite des politiques d’acquisition spécifiques. La mise en œuvre des opérations de classement, de description et d’indexation permet ensuite une exploitation optimale de ces documents qui, reconditionnés dans du matériel désacidifié, sont conservés dans des locaux munis de système de contrôle d’humidité et de température, de détection d’incendie et de protection contre le vol. Le service des archives garantit alors l’accessibilité et la communication de ces ressources. La publication d’instruments de recherche permettant une consultation en ligne de documents numérisés contribue à la diffusion de l’histoire et à la valorisation du patrimoine de l’UHA.