Archives courantes (ou documents actifs)

 

Les archives courantes (ou documents actifs, ceux dont les affaires sont en cours) sont des documents qui, de par leur fréquence d'utilisation, sont conservés dans les bureaux d'un service pour que celui-ci puisse disposer en permanence des informations utiles à son activité.

 

Néanmoins, afin de développer une politique de records management, le service des archives devra in fine mettre en place un programme de gestion des documents actifs qui puisse permettre de veiller à ce qu'un document essentiel à l’Université de Haute-Alsace existe, de le prendre en charge depuis sa création jusqu'à son sort final (destruction ou versement aux archives définitives), d'assurer sa traçabilité, de le conserver dans son contexte ou en lien avec lui, de garantir sa conservation et sa restitution dans des délais et sur des supports adaptés, de le communiquer selon les droits d’accès associés.

 

1 - Gestion des archives courantes

 

Ainsi, le service des archives devra être responsable de l'élaboration et de la mise en oeuvre d'un système de classement uniforme qui puisse servir de référentiel d'archivage pour l'ensemble des documents actifs, produits ou reçus par toute personne, et par tout service ou organisme, public ou privé, dans l’exercice de leur activité au sein de l’UHA.

 

2 - Protection des documents essentiels

 

A terme, le service des archives devra assurer une protection particulière aux documents essentiels de l'Université de Haute-Alsace : ceux qui à titre de preuve ou en raison de leur valeur informelle sont utiles à la conduite de ses activités. Ces documents établissent ses droits et ses devoirs et permettraient, en cas de sinistre, d'assurer une continuité de service.

 

3 - Traitement des procès-verbaux des conseils

 

La collecte, la conservation, et la communication de l'ensemble des procès-verbaux des différents conseils de l'Université de Haute-Alsace devront être organisées de façon à ce que, par le biais d'un système de repérage informatisé, l'accès aux informations contenues dans ces documents soit immédiat et simplifié.

 

 

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Université de Haute-Alsace - Service des archives : contact                                            Dernière mise à jour :  14/03/2008         Liens          Plan du site