La gestion des archives intermédiaires (ou semi-actives)

 

1. Définition et législation

2. Comment gérer vos archives ?

3. Consulter le tableau de gestion de vos archives

 

1. Définition et législation

 

 

Tout document peut donc avoir la qualité d'archives indépendamment

• de sa date : aucune condition d'ancienneté n'est requise ;

• de sa forme : qu'il soit manuscrit, dactylographié ou imprimé, qu'il s'agisse d'un texte, d'un plan ou d'une affiche ;

• de son support matériel : que ce soient des archives "papier", des photographies, des enregistrements sonores ou audiovisuels, des documents électroniques.

 

Cette loi est complétée par les décrets d'application suivant :

• le décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques, modifié par les lois n°2000-318 du 07-04-2000 et 2001-616 du 11-07-2001 ;

• le décret n°79-1038 du 3 décembre 1979 relatif à la communicabilité des documents d'archives publiques ;

• le décret n°79-1039 du 3 décembre 1979 relatif à la délivrance des visas de conformité des copies, reproductions photographiques et extraits de documents conservés dans les dépôts d'archives publiques, modifié par le décret n°97-1254 du 29-12-1997 ;

• le décret n°79-1040 du 3 décembre 1979 relatif à la sauvegarde des archives privées présentant du point de vue de l'histoire un intérêt public, modifié par les lois n°2001-616 du 11-07-2001 et n°2001-650 du 19-07-2001.

A l'enseignement supérieur s'applique également :

• l'instruction DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005. Instruction de tri et de conservation pour les archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l'éducation nationale (rectorats, inspections académiques, établissements d'enseignement supérieur, établissements publics locaux d'enseignement, écoles, établissements d'enseignement adapté et spécialisé, services scolaires des collectivités territoriales, centres de formation et d'apprentissage).

• l'instruction DPACI/RES/2006/008 du 12 septembre 2006. Archives des universités.

• l'instruction DPACI/RES/2007/002 du 15 janvier 2007. Traitement et conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service.

Tout fonctionnaire est responsable des documents qu'il produit ou reçoit, mais il n'en est pas le propriétaire. Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables : elles font partie du domaine public mobilier de l'État et ne peuvent être détruites sans l'autorisation du Directeur des Archives départementales.

 

 

Chaque citoyen a un droit de regard sur les archives produites par l'administration. La loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 permet au citoyen de demander à l'administration la communication des documents administratifs qu'elle détient à condition qu'ils aient atteint leur délai de communicabilité.

 

2. Comment gérer vos archives ?

 

La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche (Code du patrimoine, art. L211-1).

 

A ces différents niveaux d'intérêt correspondent les "trois âges" des archives :

• Archives courantes : documents qui, de par leur fréquence d'utilisation, sont conservés dans les bureaux d'un service pour que celui-ci puisse disposer en permanence des informations utiles à son activité ;

• Archives intermédiaires : documents qui ne sont plus d'un usage courant mais qui doivent être conservés pour des raisons d'utilité administrative et de prescription légale ;

• Archives définitives : documents qui, de part leur intérêt historique, seront conservés indéfiniment.

 

Chaque service est responsable de la bonne tenue et du rangement de ses dossiers : il doit savoir les structurer, les classer et les archiver. Pour se faire, plusieurs points sont importants :

• Lorsque vous souhaitez ouvrir un dossier, assurez-vous d'abord qu'il n'existe pas !

• Précisez l'intitulé du dossier sur sa couverture : soit une analyse concise (Auteur / Objet / Action, par exemple : Service des Archives / Site Internet / Création) et précise (les termes "divers", "affaires générales", etc... sont à proscrire) de son contenu. Indiquez y également ses dates extrêmes (la plus ancienne est inscrite dès le départ, la plus récente une fois le dossier clos). Plus votre analyse sera fine, plus vite vous retrouverez le dossier.

• Essayez toujours de subdiviser les dossiers à l'aide de sous-chemises : s'il s'agit d'un dossier complexe, donnez leur des sous-titres, si c'est un dossier volumineux, donnez leur un numéro d'ordre.

• Dans chaque dossier, il faut maintenir un ordre interne : classez chronologiquement les pièces (la plus ancienne au-dessous), rapprochez les documents qui vont ensemble (par exemple, une lettre et sa réponse).

• Dès la production ou la réception d'un nouveau document, celui-ci doit être intégré au dossier qui le concerne. Il ne faut jamais laisser une pièce isolée car elle perd toute sa valeur et son utilité.

• Il ne faut garder qu'un seul exemplaire de chaque document et toujours privilégier l'original : le document daté et signé.

• Éliminez régulièrement les doublons, les brouillons, les formulaires vierges, les documents de travail, etc...

• Ne retirez pas de documents d'un dossier pour en compléter un autre ou pour constituer une documentation (au besoin, utiliser la photocopie).

• Conservez la documentation à part, sauf s'il s'agit de documents importants à l'appui des décisions.

• Évitez les épingles et les trombones (qui rouillent), les élastiques (qui se dessèchent), le ruban adhésif (qui se décolle et laisse des marques). Utilisez le moins possibles d'agrafes. Sauf cas particulier, ne laissez pas d'enveloppes dans le dossier : jetez-les en ouvrant le courrier.

 

La gestion de vos archives courantes, intermédiaires et définitives implique la réalisation d'un tableau de gestion de vos documents : si vous ne disposez pas d'un tel document, veuillez prendre contact avec le service des archives.

 

Il s'agit d'un document de synthèse qui détermine et justifie la durée d'utilité courante, la durée d'utilité administrative, ainsi que les règles de conservation d'une catégorie donnée de documents. En fonction de ces critères, il vous permet d'effectuer à bon escient le versement et/ou l'élimination de vos archives.

• La durée d'utilité courante correspond au délai pendant lequel vos dossiers, de par leur fréquence d'utilisation, sont conservés dans les bureaux de votre service pour que celui-ci puisse disposer en permanence des informations utiles à son activité. Ce n'est qu'au terme de cette durée qu'ils devront être versées au service des Archives de l'Université de Haute Alsace.

• La durée d'utilité administrative correspond au délai pendant lequel vos documents ne sont plus d'un usage courant mais doivent être conservés par le service des Archives pour des raisons d'utilité administrative et de prescription légale : ceux-ci ont encore valeur de référence et d'évaluation (le dossier constitue une source d'information indispensable comme aide à la prise de décision), de précédent (le dossier garantit la continuité d'une action administrative), et de justification (le dossier fait preuve en cas de contentieux).

• A l'issue de cette durée d'utilité administrative, vos archives seront traitées suivant des règles de conservation, ou "sort final", définies dans le tableau de gestion : celles-ci pourront alors être détruites, triées, échantillonnées ou bien conservées définitivement.

La gestion des archives intermédiaires, où documents semi-actifs, comporte ainsi plusieurs aspects : animation d’un réseau de correspondants, conseil et formation des personnels, élaboration des calendriers de conservation, éliminations et/ou versements des archives, maintien d’un droit de propriété exclusive, préservation de l’intégrité intellectuelle et physique des documents, service de communication efficace et rapide, etc.

 

 

La conservation définitive d'une partie des archives de l'Université de Haute-Alsace est organisée pour la documentation historique de la recherche. Mais le traitement des archives définitives, où historiques, ne résulte pas seulement des procédures mises en place dans le cadre de la gestion des archives intermédiaires ; la collecte des archives associatives, des documents pédagogiques – ceux des enseignants – et scientifiques – ceux des chercheurs, des fonds personnels et/ou privés, ou bien encore des témoignages oraux nécessite des politiques d’acquisition spécifiques. La mise en œuvre des opérations de classement, de description et d’indexation permet ensuite une exploitation optimale de ces documents qui, reconditionnés dans du matériel désacidifié, sont conservés dans des locaux munis de système de contrôle d’humidité et de température, de détection d’incendie et de protection contre le vol. Le service des archives garantit alors l’accessibilité et la communication de ces ressources. La publication d’instruments de recherche permettant une consultation en ligne de documents numérisés contribue à la diffusion de l’histoire et à la valorisation du patrimoine de l’UHA.