Le versement des archives intermédiaires (ou semi-actives)

 

1. Comment verser vos archives ?

2. Remplir un bordereau de versement (Accès réservé)

3. Consulter vos bordereaux de versement (Accès réservé)

 

1. Comment verser vos archives ?

 

 

Dans la mesure du possible, débarrasser les dossiers des formulaires vierges, photocopies en nombre, bordereaux d'envoi qui les surchargent inutilement.

 

Regrouper les dossiers selon l'ordre de classement traditionnel de votre bureau ou de votre service.

 

Conditionner les dossiers dans des boîtes cartonnées, d'un format standard (dos de 10 cm : gestion optimale du métrage équipé), numérotées de 1 à l'infini, sans mettre de numéro bis ou ter, sans revenir à 1 pour chaque nouvelle catégorie de documents et sans rien écrire d'autre sur la boîte (réutilisation des boîtes et sécurisation des données).

 

Vous pouvez soit tenir à jour une liste des boîtes et de leur contenu avant de procéder au versement, soit utiliser un système de post-it, ou bien conditionner vos dossiers en même temps que de procéder en ligne à leur versement. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton « envoyer », en bas de page !

 

 

Après avoir vérifier votre bordereau de versement, le service des Archives organisera le transfert de vos documents. En retour, vous recevrez un exemplaire de ce bordereau, complété et signé. Ce document, qui a valeur de prise en charge, est à conserver dans votre classeur "Archives".